Quella del fax online è una delle “invenzioni” meglio riuscite nell’era della digitalizzazione. Non a caso il fax online è riuscito a conquistare la fiducia di milioni e milioni di utenti che oggi lo utilizzano e non potrebbero farne a meno in alcun modo, sia tra i privati che tra i professionisti.
Ma cos’è il fax online? Come troviamo nel blog di eFax, il più importante servizio online di fax al mondo, si tratta dell’erede del fax tradizionale che si fa forte dell’utilizzo delle nuove tecnologie, quindi della rete internet, per svolgere le funzioni che per anni sono state svolte dal fax tradizionale. In pratica, grazie a portali dedicati, si può usufruire di un numero di fax dedicato che converte i fax in arrivo in documenti digitali che verranno inviati direttamente alla casella e – mail. Viceversa sarà possibile inviare documenti come allegati ai numeri di fax fisici che vengono ricevuti come se fossero dei fax standard. Ma quali sono i principali pregi del fax online? Scopriamoli.
Risparmio economico
Per inviare fax con un apparecchio tradizionale è necessario avere una linea telefonica dedicata, che ovviamente ha un costo. E poi il costo dell’invio varia a seconda delle destinazioni da raggiungere. Questi costi sono generalmente più bassi per i servizi online. Bisogna tenere in conto il costo della carta per le stampe e del toner dell’apparecchio fax: questi invece sono costi che vengono completamente abbattuti in una gestione digitale, a meno di non voler comunque stampare tutti i fax ricevuti o inviati per tenere un archivio cartaceo.
Rapidità
Molti servizi online consentono di inviare lo stesso fax contemporaneamente a più indirizzi. Inoltre avendo tutto in formato digitale è possibile archiviare i documenti in maniera razionale ed efficiente. Non si perde più tempo ad aspettare l’invio di un fax davanti all’apparecchio, a riprovare se ci sono problemi di linea, nè si spreca tempo e risorse per cercare di riparare eventuali danni all’apparecchio analogico. Anche la ricezione del fax in alcuni casi può essere associata a più indirizzi email, consentendo di informare istantaneamente tutte le persone che in azienda devono gestire questo tipo di informazioni.
Sicurezza
L’uso di documenti in formato digitale pone generalmente più problemi di sicurezza di un formato cartaceo, tuttavia i fax inviati via email sono in genere crittografati, inoltre è possibile rimuoverli dall’archivio email online e tenere un archivio in locale e protetto, sul proprio computer. Soprattutto è possibile evitare che i fax ricevuti restino, come accade spesso, sull’apparecchio analogico per fax, disponibili allo sguardo di tutti finchè qualcuno non passa a ritirarli e visionarli.
Praticità
Il fax online è accessibile e fruibile da qualsiasi dispositivo mobile e questo lo rende perfetto per tutti gli utenti che hanno bisogno di ricevere ed inviare documenti in qualsiasi momento della giornata, senza restrizione alcuna, magari utilizzando il proprio smartphone.
